Polecamy Kancelarie Notarialne kliknij logo:

Podstawowe obowiązki notariuszy

Notariusz jest powołany do dokonywania czynności notarialnych, którym strony powinny lub pragną nadać formę notarialną. Czynności notarialne, dokonywane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.

Do czynności notarialnych, zgodnie z art. 79 ustawy Prawo o notariacie, zalicza się:

  • sporządzanie aktów notarialnych
  • sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia
  • sporządzanie poświadczeń
  • doręczanie oświadczeń
  • spisywanie protokołów
  • sporządzanie protestów weksli i czeków
  • przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych
  • sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów
  • sporządzanie, na żądanie stron, projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów
  • sporządzanie innych czynności wynikających z odrębnych przepisów

Przy dokonywaniu czynności notariusz powinien czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i interesów stron oraz innych osób, dla których czynność notarialna może spowodować skutki prawne. Notariusz jest zobowiązany udzielać stronom wyjaśnień dotyczących dokonywanych czynności. Akty i dokumenty powinny być sporządzane w sposób zrozumiały i przejrzysty.

Za dokonanie określonych czynności notariusze pobierają taksę notarialną, której maksymalne stawki określa Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 roku (Dz.U.2013.237 j.t.). Taksa notarialna to jedyne wynagrodzenie notariusza, stanowiące przychód kancelarii.

Notariusze pobierają również, a następnie odprowadzają na rzecz Skarbu Państwa i samorządów:

  • podatek od czynności cywilnoprawnych
  • podatek od darowizny oraz na rachunki właściwych sądów rejonowych:
  • opłatę sądową od wniosków o wpisy w księgach wieczystych zawartych w aktach notarialnych.

Za dokonywanie tych czynności notariusze nie pobierają jakiegokolwiek wynagrodzenia.

Ponadto notariusze obliczają, pobierają i wpłacają na rachunki właściwych urzędów skarbowych podatek od towarów i usług (VAT) od pobranego wynagrodzenia – taksy notarialnej.

Odpowiedzialność notariuszy

Odpowiedzialność notariusza za dokonywane czynności notarialne

Dokonane przez notariusza czynności notarialne, jako dokumenty urzędowe, wywołują określone skutki prawne dla podmiotów tej czynności i osób trzecich. Notariusz stoi więc na straży legalności i bezpieczeństwa obrotu prawnego i jego zgodności z prawem, a za prawidłowość i staranność wykonywania swoich działań ponosi odpowiedzialność cywilną, karną i dyscyplinarną.

Odpowiedzialność karna

Notariusz, posiadający w świetle ustawy Prawo o notariacie status funkcjonariusza publicznego, podlega odpowiedzialności karnej przewidzianej w kodeksie karnym dla takich funkcjonariuszy.

Zgodnie z art. 231 §1 kodeksu karnego funkcjonariusz publiczny, który przekraczając swoje uprawnienia lub nie dopełniając obowiązków działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. § 2 tego artykułu zaostrza karę (od roku do 10 lat)w sytuacji, gdy czyn ten dokonany został w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej. Natomiast w razie popełnienia powyższego czynu nieumyślnie (wskutek lekkomyślności lub niedbalstwa), sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, jeżeli wyrządzona szkoda jest istotna.

Notariusz ponosi odpowiedzialność karną z tytułu naruszenia tajemnicy okoliczności sprawy. Zgodniez art. 266 kodeksu karnego osoba, która ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznała się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Odpowiedzialność cywilna

Zgodnie z art. 49 Prawa o notariacie, notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w kodeksie cywilnym. Notariusz jest zobowiązany do zachowania  szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności. Staranność ta powinna przejawiać się w fachowości i uzasadnionej dociekliwości notariusza, koniecznej dla prawidłowego dokonania czynności notarialnej. Zgodnie z art. 472 kodeksu cywilnego dłużnik (w tym wypadku notariusz, który wyrządził szkodę) odpowiedzialny jest za niezachowanie należytej staranności, chyba, że przepis szczególny lub umowa stanowi inaczej.

Art. 19a. Prawa o notariacie nakłada na notariusza obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Wynika z tego, że notariusz gwarantuje swoim majątkiem i ubezpieczeniem naprawienie szkody wyrządzonej przez błędną czynność.

Notariusz może zwolnić się z odpowiedzialności wykazując, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest skutkiem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności ani on sam, ani jego pracownicy. W braku przepisu ograniczającego odpowiedzialność notariusza za szkodę uznać należy, że odpowiada on zarówno za straty, które poszkodowany poniósł, jak i za spodziewane korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono, oczywiście przy uwzględnieniu normalnych następstw działania lub zaniechania notariusza, oraz przyczynienia się poszkodowanego do powstania lub rozmiarów szkody.

Odpowiedzialność dyscyplinarna

Odpowiedzialność dyscyplinarna ma charakter odpowiedzialności wewnątrz korporacji zawodowej i nie wyłącza innych rodzajów odpowiedzialności. Notariusz odpowiada dyscyplinarnie za:

  • przewinienia zawodowe – są nimi naruszenia obowiązków notariuszy (np. niezachowanie tajemnicy, podjęcie zajęcia lub zatrudnienia bez zgody rady izby notarialnej, nie uczestniczenie w walnym zgromadzeniu, nie odprowadzanie składki na samorząd);
  • uchybienia powadze lub godności zawodu – przyczyny odpowiedzialności należące do tej grupy są trudne do jednoznacznej oceny, gdyż mają często charakter bardzo subiektywny i mogą być różnie interpretowane w zależności od poglądów i charakteru osoby oceniającej. Zdarzają się tu często sytuacje z pogranicza uchybienia, które zawsze muszą być przedmiotem szczegółowej analizy. Za sytuacje jednoznaczne uznać należy np. reklamę usług notariusza w mediach, publiczne nadużywanie alkoholu czy też kontakty towarzyskie ze światem przestępczym;
  • niespełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 1 § 1.
 Zgodnie z art. 51 Prawa o notariacie karami dyscyplinarnymi są:
  • upomnienie – najłagodniejsza kara dyscyplinarna, nie rodzi dalej idących skutków, jednakże odpis prawomocnego orzeczenia dołącza się do akt osobowych obwinionego;
  • nagana – jej wymierzenie pociąga za sobą zakaz udziału w organach samorządu notarialnego i w sądownictwie dyscyplinarnym przez okres 3 lat, podlega też ujawnieniu w aktach personalnych obwinionego;
  • kara pieniężna – do wysokości pięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, nie niższa od połowy tego wynagrodzenia, wpływa na rzecz Skarbu Państwa, jej orzeczenie rodzi analogiczne skutki jak nagana;
  • pozbawienie prawa prowadzenia kancelarii – najbardziej dolegliwa spośród kar dyscyplinarnych. Prawo o notariacie nie stanowi wprost, czy kara ta ma jedynie charakter czasowy, czy też może być orzeczona dożywotnio. Biorąc jednak pod uwagę brzmienie art. 65 § 3 ustawy uznać należy, że ma ona charakter czasowy i orzeczenie o zastosowaniu tej kary winno określać czas jej trwania. Poważne naruszenie obowiązków notariusza, mające charakter przestępczy, rodzi odpowiedzialność karną, która może skutkować orzeczeniem środka karnego przewidzianego w art. 41 kodeksu karnego – zakazem wykonywania zawodu. Orzeczenie kary pozbawienia prawa prowadzenia kancelarii jest podstawą odwołania notariusza przez Ministra Sprawiedliwości (art. 16 § 1 pkt 4 Prawa o notariacie).

Nadzór nad notariatem i działalnością notariuszy

Kwestia nadzoru nad notariatem i notariuszami została uregulowana w ustawie Prawo o notariacie oraz w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 kwietnia 1991 roku w sprawie trybu wykonywania nadzoru nad działalnością notariuszy i organów samorządu notarialnego, a także w innych, wydanych na podstawie ustawy Prawo o notariacie przepisach (np. w rozporządzeniu w sprawie taksy notarialnej).

Nadzór nad notariatem

Nadzór nad działalnością notariuszy i organami samorządu notarialnego Minister Sprawiedliwości może sprawować osobiście, za pośrednictwem prezesów sądów apelacyjnych lub sądów wojewódzkich, oraz przez wyznaczone osoby np. notariuszy zatrudnionych w Ministerstwie lub sądach dla wykonywania nadzoru.

Kwestia nadzoru została uregulowana w Prawie o notariacie oaz w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 kwietnia 1991 roku w sprawie trybu wykonywania nadzoru nad działalnością notariuszy i organów samorządu notarialnego, a także w innych, wydanych na podstawie ustawy Prawo o notariacie przepisach (np. w rozporządzeniu w sprawie taksy notarialnej).

Nadzór Ministra Sprawiedliwości nad notariuszami może przyjąć między innymi następujące formy:

  • podejmowanie decyzji dotyczących zatrudnienia notariuszy – ich powoływania i wyznaczania siedzib kancelarii (art. 10 ustawy Prawo o notariacie);
  • kształtowanie wynagrodzenia notariuszy przez wydawanie przepisów dotyczących taksy notarialnej (art. 5 ustawy Prawo o notariacie);
  • kontrola dokonanych czynności notarialnych, wykonywanej w formie wizytacji, lustracji oraz oceny działalności notariuszy na podstawie protokołów, sprawozdań rocznychi bilansów sporządzanych przez organy samorządu notarialnego (§ 1 rozporządzenia), negatywne wyniki dwóch kolejnych wizytacji mogą być podstawą odwołania notariusza przez Ministra Sprawiedliwości (art. 16 § 3 ustawy Prawo o notariacie);
  • prawo żądania wszczęcia wobec notariusza postępowania dyscyplinarnego (art. 45 ustawy Prawo
  • o notariacie );
  • badanie zasadności skarg i wniosków dotyczących pracy notariusza (§ 4.1.4 rozporządzenia).

Nadzór Ministra Sprawiedliwości nad organami samorządu notarialnego jest realizowany między innymi poprzez:

  • nadzór nad uchwałami organów samorządu notarialnego, przejawiający się w obowiązku wysyłania Ministrowi uchwał, protokołów walnych zgromadzeń notariuszy oraz sprawozdań i bilansów rocznych w ciągu 14 dni od ich podjęcia lub sporządzenia (art. 46 ustawy Prawo o notariacie), oraz w możliwości zwrócenia się do Sądu Najwyższego o uchylenie sprzecznych z prawem uchwał organu samorządu notarialnego w terminie 3 miesięcy od dnia ich doręczenia (art. 47 ustawy Prawo o notariacie);
  • uprawnienie do zwrócenia się do organów samorządu notarialnego o podjecie uchwały w określonej sprawie (art. 48 ustawy Prawo o notariacie);
  • udział w walnych zgromadzeniach notariuszy izb notarialnych (§ 4.1.5 rozporządzenia);
  • badanie działalności rad izb notarialnych, w szczególności z zakresu ich czynności nadzorczych i szkoleniowych (§1.2.4 rozporządzenia);
  • ustalanie kierunków nadzoru nad notariatem;
  • ustalanie planu siedzib kancelarii notarialnych (§ 11 rozporządzenia).

Nadzór nad działalnością notariuszy

Nadzór nad notariuszami wykonywany przez organy samorządu notarialnego to typowy nadzór wewnątrz korporacyjny. Jest sprawowany przez radę izby notarialnej w stosunku do notariuszy prowadzących kancelarię na obszarze właściwości danej izby. Rada wykonuje go poprzez swoich członków oraz innych wyznaczonych w tym celu notariuszy (notariusze nie będący członkami rady lub notariusze emerytowani).

Formy i sposoby nadzoru sprawowanego przez radę izby: 

  • wizytacje w kancelariach notarialnych obejmujące całokształt działalności kancelarii, dokonywane nie rzadziej niż raz na 3 lata. Notariusz, który przeprowadził wizytację sporządza z niej protokół i składa go radzie izby notarialnej. Rada przedstawia odpis protokołu Ministrowi Sprawiedliwości w ciągu 2 miesięcy od wizytacji. Negatywne wyniki dwóch kolejnych wizytacji, prowadzonych przez osobę wyznaczoną przez radę izby notarialnej mogą być, analogicznie jak przy nadzorze państwowym, podstawą odwołania notariusza przez Ministra Sprawiedliwości;
  • nadzór nad przestrzeganiem przez notariuszy, asesorów i aplikantów powagi i godności zawodu;
  • nadzór nad wykonywaniem obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Spełnienie tego obowiązku ustala się na podstawie okazanej przez notariusza polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia, potwierdzającego zawarcie umowy tego ubezpieczenia, wystawionego przez zakład ubezpieczeń;
  • rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących działalności notariusza i funkcjonowania kancelarii;
  • wydawanie zgody na podjęcie przez notariusza zatrudnienia (z wyjątkiem zatrudnienia w charakterze pracownika naukowo-dydaktycznego, dydaktycznego lub naukowego). O zamiarze podjęcia zatrudnienia lub zajęcia, notariusz jest obowiązany zawiadomić prezesa rady właściwej izby notarialnej. Rada rozstrzyga, czy podjęcie zatrudnienia lub zajęcia nie uchybia obowiązkom notariusza albo powadze wykonywanego zawodu;
  • wyznaczanie (przez prezesa rady izby) zastępcy notariusza w kancelarii notarialnej w sytuacji, gdy z nieprzewidzianych przyczyn notariusz nie pozostawił w kancelarii zastępcy na czas swojej nieobecności.

Polecamy Kancelarie Notarialne kliknij logo: